All Posts by Mik Suetens

You little Corona monster!

Aan de slag met ‘Blijf in uw kot’.

Vandaag, 4 mei 2020,  is er een versoepeling van de corona-maatregelen. Welke allemaal weet ik niet, we worden zo overspoeld door maatregelen, misschien-s, als-en en erbarmelijke PowerPoints.

Let wel, ik vind het goed dat er veel informatie is en dat mensen elkaar willen helpen en nadenken over wat na Corona. Een welgemeende dank je daarvoor.

Alleen moest ik mezelf in bescherming nemen. De hele media-aandacht, gevolgd door alle mogelijke initiatieven van mensen en ondernemers… ik raakte er overprikkeld van.

Weet je, mijn quarantaine begon op 27/12 vorig jaar na een schouderoperatie. Ik had vooraf vele plannen gemaakt, veel te veel om die 2 maanden post-operatief te vullen. En na die twee maanden was ik echt niet klaar om terug de buitenwereld in te gaan. Corona hielp een handje. Verlenging van de quarantaine. Ik had liever op een andere manier huisarrest gekregen. Want dit treft iedereen.

Nu merk ik dat deze periode mij heel wat meer gegeven heeft dan ik kon dromen. Eum… ook dat beestje Covid dat gelukkig niet te fel feest vierde in mijn lijf 🙂 .

Hoe ging ik om met deze periode:

  • Ik sloot me maximaal af van alle media-aandacht en social media. Het helpt om focus te houden.
  • Ik heb een goede een haalbare balans gevonden in mijn planning en geniet elke dag van de voortuitgang die ik letterlijk kan zien.
  • Ik luister nog meer naar meditatieve muziek bij ontwaken, slapen gaan en overdag bij het werken. Ik ben innerlijk zoveel rustiger en heb een solide verbinding met mezelf gemaakt. Niet alleen meer in het hoofd leven.
  • Ik bleef mijn eigen tempo aanhouden ook al was het verleidelijk om mee te gaan op de golven van concullega’s die met veel ijver het roer omgooiden. Met alle respect want velen hadden niet veel andere keus of zagen nieuwe opportuniteiten.
  • Stilstaan en reflecteren. Ik nam mijn zaak onder de loep en filterde de must haves van de nice to haves. Zowel op financieel vlak als tijdsbesteding, rekening houdend met wie ik echt ben. Wat resulteerde in een aantal beslissingen.
  • Ik geniet nog steeds van de initiatieven van anderen om elkaar te helpen: dankbaarheidsacties voor de mensen die in de frontlinie staan, al de vrijwilligers die boodschappen doen of beschermkledij maken enz.
  • Ik leerde van andere innovatieve ondernemers die door de ‘opportuniteit’ van C een boost kregen. Heerlijk.
  • Zelf ontdekte ik tools die ik rustig ging uittesten om te zien of ze blijvertjes konden worden of niet.

Wat mis ik echt?  Onze kids. Al helpt het videobellen wel. En een heel klein beetje het niet kunnen op vakantie gaan. Dat los ik op door puzzels te maken van plekken waar we op vakantie gingen. Zo komen mooie herinneringen terug.

Elk nadeel heeft zijn voordeel. Door een versnelling lager te schakelen en dan constant op de nieuwe versnelling verder te gaan, kreeg ik zoveel terug op die 4 maanden. Ik heb besloten om maximaal op dit nieuwe ritme verder te gaan. Omdat het mij een boost geeft en mijn motivatie aanwakkert.

Ben ik Corona dankbaar? Neen, daarvoor heeft dat beest veel te veel leed aangericht. Ik ben dankbaar om het 'Blijf in uw kot'.

Ik ben benieuwd naar jullie wedervaren van de voorbije 2 maanden. Welke winst heb jij er uit gepuurd?

Secretaresse of Virtual Assistant?

Wil jij een ‘klassieke’ secretaresse of toch maar liever een virtual assistant? Een…. watte?

Alsof het gisteren was. Meester Verlinden ging de positie van de (directie)secretaresse, zoals dat toen nog heette, op het bord tekenen. Gespekt met een sappig verhaal. Een onderneming is zoals een trein: de baas bestuurt de locomotief, het werkvolk voert in de juiste wagon het werk uit en de secretaresse… die is de bumper tussen de baas en het werkvolk. Auch!

Al maakte je door het bufferen best wel hilarische situaties mee.

Vandaag is dat nog niet helemaal verdwenen. Het vak is sterk beïnvloed door de digitalisering waar toen nog geen sprake van was.

Na mijn studies heb ik het niet lang volgehouden om directiesecretaresse te zijn. Voor een grotere vergadering had je al gauw een dag nodig om de agenda’s van alle partijen gematched te krijgen. Je moest telefoonnummers zoeken, bellen en opties op agenda-slots nemen, terugbellen voor de finale keuze en dat netjes met een brief bevestigen waarvoor je dan eerst een handtekening van je baas nodig had, naar de post gaan, de bevestigingen opvolgen enz. Terwijl je daarmee bezig was, kwamen er vele telefoontjes binnen. Een echte boemeltrein.

Veel tijd voor uitdagende taken was er niet. De digitalisering heeft dit ten goede veranderd. De TGV deed zijn intrede en zo werd het ‘adieu secretaresse’ en de management assistent klom in de eerste klas coupé, net achter de locomotief. Assistent, want de inhoud van de job verschoof en een assistent kan zoveel meer betekenen voor de baas. Een management assistent ondersteunt dikwijls meerdere bazen. Het bufferen krijgt een andere dimensie. Ze is eerder een sparring partner vanuit haar eigen wagon.

Een virtueel assistent heeft net als een management assistent, meerdere bazen. Ondernemers huren haar in voor een aantal uren per week of een dag. Of voor een bepaalde opdracht. Zij werkt resultaatsgericht en zorgt zo dat je trein blijft verderreizen. Vanuit een aparte werkmateriaal trein die rijdt waar hulp nodig is.

Groot voordeel voor de ondernemer: geen extra ruimte of laptop te voorzien, geen HR-dossier en loonverwerking. En haar factuur kan je inbrengen in de belastingen. Je spreekt af welke ondersteuning je wenst. En zo kan een ondernemer de taken die hij liever niet zelf doet en/of die niet rechtstreeks met de kern van zijn zaak te maken hebben, uitbesteden. De tijd die hij daarmee wint, kan hij in de groei van zijn bedrijf investeren.

Had je er zo al over gedacht? Welk soort trein ben jij of wil jij zijn?

Ik nodig je uit in mijn stelplaats bij een virtuele koffie. Samen kijken we of ik de juiste werkmateriaal trein heb om jou te helpen. Stuur me een berichtje, ik antwoord je zo snel mogelijk.

Less is more: Stilstaan en dan weer doorgaan

Waarom?

Tijdens de tournée minimale van Annelies Mentink, postte ik dat ik al mijn rondslingerende briefjes en een paar to-do boekjes had kunnen weggooien. Dat kon omdat ik al maanden in mijn laboratorium aan de slag was met een aantal systemen, waarbij ik regelmatig terugviel in oude gewoontes om dan dapper nog een ander nieuw systeem te proberen. Ik experimenteerde net zolang tot ik dat vond wat haalbaar voor mij is en tegelijk goed voelt.

Als  ondernemer heb je zo overweldigend veel aan je hoofd dat het een serieus huzarenwerk is om alle ballen in de lucht te krijgen en ze daar te houden.

Belangrijkste is dat je je regelmatig isoleert en de nodige tijd vrijmaakt voor werken aan je business en dit in evenwicht met alle andere rollen in je leven. Want die balans maakt dat je focus hebt met rust in je hoofd.

Het proces in grote lijnen:
  • Een vision board maken met zowel je privé- als werk-leven op. En beschrijf van elke topic de betekenis en het belang daarvan. Hoe zou het zijn als je dit haalt en wat is het gevolg als je het niet realiseert. Resultaat: je weet precies waar je naartoe wil en de volgorde.
  • Vertaal elk weerhouden topic in haalbare doelen die je SMART formuleert: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden.
  • Stel je prioriteiten, welk doel wil je eerst bereiken enz.
  • Per doel noteer je elke nodige actie om het doel te halen.
  • Schat de tijd in van elke actie (maal 1.5 want je onderschat altijd).
  • Dit ga je vertalen naar de kalender: kwartaalplan - weekplan - dagelijks plan. Denk aan blokken voor je privé-leven en buffers voor onverwachte dingen.
  • Dagelijks overloop je dagplan. Wat ging goed, waar kan je in bijsturen?
  • 1x/week plan je de week die er aan komt (vb zondag)

Tip: An De Saedeleer van Chi-An kan je hier prima in begeleiden en ondersteunen, zodat je echt een kwartaal-, wekelijks en dagelijks plan hebt dat je onmiddellijk kan gaan gebruiken.

To tool or not?

Je plan toolen is een heel persoonlijk proces. Durf je experimenteren? Dan vind je zeker een goed werkend systeem voor jou.

Enkele voorbeelden (er zijn er zeker meer):

  • PriOptimizer (papier)
  • Succesplanner (papier)
  • Excel
  • MsPlanner: Onderdeel van O365, meer info. Je hebt een enterprise abonnement nodig
  • MS To Do: Onderdeel van O365 en in de vaste licentie van MS Office
  • Trello
  • Kanban: diverse softwares. Opletten met gevoelige bijlagen.
  • OneNote: is van Microsoft en kan je zo downloaden. Is een virtueel notablok met heel veel mogelijkheden zoals typen, schrijven, integreren excel of andere bestanden enz.
  • Teams
  • Teamleader
  • Organiseer je Outlook en werk met mappen, je kan ook Outlook-Tasks gebruiken. Wist je dat je een mail naar Tasks kan slepen?
  • Weg met de postits: ofwel onmiddellijk alles digitaal, of 1 schrift. Of een Bambook. Dat laatste ligt hier in de leefruimte en daardoor heb ik in weken geen enkel apart los briefje meer geschreven. Je voorziet dagelijks een vast moment om die items te digitaliseren.
  • De vermelde softwares zijn cloud-based zodat je ze op al je digitale toestellen kan installeren en ze steeds beschikbaar zijn. Samenwerken met anderen in deze tools is mogelijk.

Ik heb alvast beduidend meer rust, veel meer focus en ga gestaag vooruit. Want mijn agenda zit niet zo vol meer, ik bewaak dat ook. Ik kan beter focussen en daardoor kom ik nu veel verder dan enkele maanden geleden. Dat wens ik jou ook toe.

Less is More: A room with a view

Ik ben verlost… uit mijn 'dikke' brace. Einde december 2019 werd ik geopereerd aan de schouder van mijn dominante arm, wat voor de nodige immobiliteit zorgde.

Allemaal beperkingen 🙁

Na de mededeling dat opereren een noodzaak was,  voelde ik me erg boos.  Je bent startende ondernemer en dan houdt een operatie waarvan je de gevolgen niet echt goed kan inschatten, je tegen.

De impact daagt snel genoeg na het 'event'.

  • Slapen is geen zekerheid en nog veel minder comfortabel, dus geen garantie op uitgerust zijn ‘s morgens;
  • Aan/uitkleden is een probleem;
  • Jezelf wassen kan je maar beperkt;
  • Proper eten met die overblijvende hand vraagt een grote slab (badhanddoek)
  • Je eten moet hapklaar geserveerd worden
  • Eten maken lukt niet
  • Kortom, het hele huis was aangepast om toch wat comfort te hebben en mij binnen die beperking nuttig te kunnen maken. Ik leefde in de tv-hoek en eetkamer, op goed 20m².

  • De was omhoog hangen of plooien lukt niet
  • Strijken is een hopeloze zaak
  • Mijn bed en laptop staan in de tv-hoek, niet echt ideaal
  • Autorijden kan niet voor 3 maanden
  • Altijd een chauffeur nodig voor naar de kiné te gaan, ziekenhuiscontroles enz…
  • Wandelen durf je niet alleen wegens valrisico
  • en zo kan ik nog wel even doorgaan 🙂
  • Opportuniteit?

    De rijkdom die ik van die quarantaine kreeg, was onvoorzien en enorm. Vanuit dit minimalistische 'kunnen', leerde ik veel dingen die ik met mijn hoofdje al wel wist en waar ik regelmatig tips of zelfs training over gaf. Ervaringsgericht leren dus.

    Want LESS IS MORE. In mijn agenda stond als buitenshuis-activiteit: Niets...  zalig! 

    LESS IS MORE Lessons learned

  • Thank God for Zoom en andere videoconferencing tools!
  • Netwerken en opleidingen? Uiterst kritisch zijn.
  • Boekhouding: Byebye manuele verwerking, hello facturatiesysteem! (4u/maand tijdswinst)
  • Mijn organisatie heb ik helemaal op punt gesteld.
  • en nog veel meer...
  • Wat deze periode mij liet doorvoelen, leert me hoe ik mijn klanten nog beter kan helpen in hun organisatie. Zodat zij zich op de echte kern van hun business kunnen focussen.

    Hoe verdergaan?

    Het lijkt allemaal trager te gaan en dat vond ik in het begin best moeilijk. Maar ik moet toegeven: ik ben op die 6 weken veel verder geraakt dan voorheen. Dat geeft me een grotere voldoening en een heel happy feeling.

    LESS IS MORE heeft een blije fan gewonnen. Misschien kan ik nu aan dat opruimen en minimalisme beginnen, zo elke maand een kast of zo? Ik zal eerst de boeken van Marie Kondo en Annelies Mentinck lezen in plaats van losweg te gaan minimaliseren. Ook dat is LESS IS MORE. Ik weet nu al dat het nog meer rust en flow met zich mee gaat brengen.

    Als je wil, help ik je graag verder met de organisatie van je administratie. Stuur me een berichtje en we bekijken samen je noden en mogelijke oplossingen.

    Met dank aan: Team Petra thuisverpleging, Tanja van FERM familiehulp, Orthopedie UZLeuven en uiteraard mijn lieve echtgenoot die zo ongeveer alles deed wat de vermelde instanties niet konden waarnemen.

    Verlies of opportuniteit?

    Als je dominante arm in een brace gevangen zit, ben je fysiek beperkt.
    En dan kan je 2 dingen doen: uitzweten en het niet leuk vinden
    OF je kijkt naar wat je wel kan of anders kan.

    Ben ik blij dat het 'wel of anders kunnen' mijn tweede natuur is.

    De brace heeft een ritssluiting onderaan. Met plezier laat ik mijn rechterhand en pols af en toe vrij om te typen. Andere momenten lees ik veel, haal ik online trainingen in. Ik heb zelfs al een hele inventaris ideeën die ik stilaan stuk voor stuk vorm geef. Met dank aan de spraaktechnologie.

    Want in elke tegenslag zit een opportuniteit. Al kan je dat niet altijd zien op het moment van de tegenslag (je wil echt mijn reactie niet weten toen die chirurg vertelde dat ik met zijn scalpel mocht kennismaken😠), zeker als het heel ingrijpend is.

    Ik wens je een fijne dag en heel veel opportuniteiten, liefst niet door tegenslag voorafgegaan 💙

    Wil je graag een korte handleiding voor spraaktechnologie voor Android? Vraag het via het contactformulier.

    Vamiks is jarig!

    Vamiks werd prematuur geboren op 2/1/2019. Amper 4 maanden na een werknemerschap van 37 jaar in grote bedrijven. Het ontstrengelen van zo’n lang werknemersleven heeft echter meer tijd nodig dan 4 maanden. Komt erbij dat ik erg gedreven en ondernemend ben. Die cocktail veroorzaakt een conflict van tegengestelde krachten.

    Gelukkig is de neonatale wetenschap al ver gevorderd, ook voor premature ondernemers. Zelf ben ik gezegend met een natuurlijke aanleg voor projectmatig werken en ondernemen. Net als elke ouder, monitorde ik elke vooruitgang. De deal met mezelf was: op mijn camino zet ik elke dag minstens 1 stap vooruit. Het werd in de eerste plaats een heel persoonlijk proces: de lagen bedrijfsleven moesten er 1 voor 1 afgepeld worden. Exit bedrijfstaal en tools, hervinden van mijn eigen kern. Om nooit meer mijn authentieke aard prijs te geven. En beetje bij beetje veranderde mijn mindset naar mijn ware ik, met de why die ik eigenlijk al jaren trouw ben.

    Ik zocht en vond de nodige begeleiding zoals BusinessBoostEvent, Linda Nuyts en haar crew, Mieke Lannoey, MaakWerkvanjeZaak, Chi-An, Kanli, Jan Quintens... om te beginnen. En ik ging netwerken. Ongelooflijk hoeveel je leert op relatief korte termijn.

    Het was met momenten erg heftig, vooral wanneer angst de creativiteit wou domineren. Vamiks ging meermaals terug naar intensieve zorgen en kwam er keer op keer sterker uit. Het plaatje werd steeds duidelijker. Bybye neonatologie, tijd voor het 'echte' leven. Er komen leuke opdrachten binnen en ik ervaar voor de eerste keer in vele jaren het plezier om ‘s morgens op te staan en mijn klanten te ondersteunen als virtueel assistent.

    Wat heb ik geleerd:

    • Geef jezelf tijd om te starten als dat enigzins kan
    • Ga te rade bij specialisten (wees kritisch, er zijn er zoveel dat je het bos door de bomen niet meer ziet)
    • Een onderneming opzetten is zoals een grote olifant: Deel het op in kleine haalbare stukjes en werk die 1 voor 1 af (Denk al doende en doende, denk dan nog - Guido Gezelle)
    • Investeer tijd in netwerken en jezelf zichtbaar maken
    • En wat je nog moet kennen voor je metier: leer het

    Ik ben echt blij dat ik de sprong gewaagd heb. Professioneel de mooiste camino die naar meer smaakt. Eerst echter een bescheiden feestje op Vamiks, op mij!

    VA-it en Lean

    Al van Lean management gehoord?  Neen? Even de definitie googelen: "Bij Lean Management worden de menselijke capaciteiten binnen een organisatie op een slimme manier ingezet om zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant. De succesvolle inzet van Lean Management leidt tot een efficiëntere organisatie met een constante kwaliteit en een hogere winstgevendheid."

    Eén van de principes die binnen Lean toegepast worden is visual management. Dat is een fysiek of virtueel bord dat je voor jezelf of met je team samenstelt volgens wat je wil opvolgen.

    Als virtual assistant gebruik ik ook zo'n bord: Ik houd een overzicht van 2 weken bij voor mijn klantenwerk. Op de foto kan je dit zien. In de uiterst linkse kolom heb je 2 kleuren post-its: de blauwe zijn mijn 'steadies', dat zijn klanten die mij voor een pakket uren inhuren. Zij zijn de blauwtjes. De oranje post-its zijn dan losse opdrachten op korte termijn. 

    Op het bord duid ik met een smiley aan voor wie ik op welke dag werk. Al dan niet vergezeld van een mini-sticker waar de meest prangende opdracht op staat. Want de opdrachten en tijdsregistratie volg ik in detail op in OneNote.

    Jamaar Mik, in je definitie staat dat het waarde moet creëren voor de klant. Juist, dat is wat het bord zeker doet. Ik kan aan mijn klanten vertellen wanneer ik voor hen plan te werken. En als een nieuwe klant zich aandient, kan ik in 1 oogopslag zeggen of en wanneer ik hem of haar kan inplannen. Of als er voor iemand (ook mijzelf) moet geschoven worden, heb ik direct mijn overzicht zodat ieder tijdig zijn opleveringen krijgt.

    Het bord hangt links van mijn bureau en het brengt rust in mijn werkorganisatie. Vanaf donderdag namiddag plan ik niets in, dat is me-time. En vrijdag werk ik voorlopig 'aan' mijn bedrijf in plaats van 'in'. Dat is de vuistregel. Mijn bord laat me de nodige flexibiliteit toe.

    Omwille van de GDPR zie je geen namen staan op het bord. Ik hoop dat de foto het voldoende duidelijk maakt.

    Dit zijn niet de enige zaken die je op een visual managemant of ook Kanban-bord kan terugvinden. Jij bepaalt zelf wat er wel op hoeft en wat niet. En het voordeel van whiteboards of post-its is dat je het makkelijk kan wijzigen. Want ook dat is Lean management: continuous improvement.  Als het niet meer werkt voor je of je hebt andere noden, dan pas je je bord aan je nieuwe inzichten aan.

    Benieuwd naar jouw werkorganisatie. Wil je ervaringen en tips delen?

    Test-it: Bambook

    Eens iets anders dan een schrift, los papier, een iPad, pc of Remarkable

    Van jongs af aan ben ik verzot op allerlei soorten schrijfgerief en notablokjes. In alle vormen en liefst met veel frisse kleuren.

    Zelfs het digitale tijdperk heeft geen invloed op mijn liefde voor pen en papier. Al tracht ik wel future proof te blijven. Als virtueel assistent wil je je klanten toch zo efficiënt mogelijk ontzorgen. Zo leerde ik werken met de toepassing OneNote, een virtueel notablok. Die zijn inmiddels totaal onmisbaar en hebben een belangrijke plek in Vamiks en ook mijn privé-leven gekregen. Ik kan ze op elke pc en mijn smartphone raadplegen en bijwerken. Handig.

    Toch zijn er zo van die dingen die je op papier blijft doen. Papier heeft een charme waar geen enkele virtuele vervanger tegenop kan. Dus gebruik ik papier voor mijn flowschrijven en tekeningen. Of gratitude journalling. De persoonlijke dingen waarbij je even stilstaat bij jezelf.

    Even was ik begeesterd door de ‘Remarkable’. Linda gaf me vorig jaar een uitgebreide demo van haar virtueel notablok.  Je gebruikt het zoals een schrift of papier, alles wordt virtueel bewaard en je kan er ook je e-books en pdf-files mee lezen en daar op noteren. Je ziet 1 pagina per keer en daar wringt het schoentje voor mij. Waar is mijn overzicht, hoe kan ik de andere bladzijden vastpakken?

    Onlangs wees iemand mij op het bestaan van whiteboard schriften. Ik dacht: ach wat zou het? Foefke nummer zoveel? Een paar dagen geleden was het zover: ik zag in de boekhandel zo’n whiteboard schrift. Ik trok mijn neus op en liep er langs, eerder cynisch… om terug te gaan, het ding vast te nemen en wat aandacht te geven. Het ding  had een serieuze aaibaarheidsfactor: 20 bladen waarvan telkens een wit en een gelijnd. De bladen zijn stevig genoeg om op te schrijven met de speciale pen die meegeleverd wordt, je kan makkelijk wissen. Ik kan er mijn blogs in voorbereiden terwijl ik gezellig in de tuin of op de zetel zit. De stevige kaft zorgt dat ik geen tafeltje nodig heb.

    Ik besloot het ding een kans te geven en ben nu de trotse bezitter van een bambook. Wordt het een blijver? Ik weet het niet maar het lijkt een goede kanshebber. Er staan alvast 2 blogs in die ik vorm gaf terwijl ik in de zetel genesteld was.

    Er hoort een app bij waarmee je een foto kan nemen van je schrijfsels of tekeningen en die vraagt prompt op welke drive hij de foto moet bewaren. Net dat kleine beetje meer dan gewoon een foto nemen.

    Ik nam een kijkje op hun site www.bambook.org. Tot mijn vreugde hebben ze ook oprolbare whiteboard flips (niet de magic flips) die je overal naartoe kan nemen in een koker. Ook kan je bijkomende stiften en afwasbare postits bestellen, ideaal voor workshops.

    Voorlopig ben ik fan. Voor Vamiks bekijk ik hoe ik mijn bambook integreer naast OneNote. Ik twijfel er niet aan dat het mij gaat helpen wanneer ik in dialoog ben met mijn klanten. Benieuwd naar jullie reacties: ga je er ook eentje aanschaffen? Of heb je er al eentje en wat vind je er van? Ik lees het graag.

    >