Zoom-meetings: Hoe begin ik er aan?

Je wil een Zoom-account aanmaken en deelnemen aan een meeting

Belangrijke opmerking vooraf: Zoom heeft privacy issues waar op dit moment (april 2020) hard aan gewerkt wordt. Daardoor kan het zijn dat de settings van je account af en toe veranderen. Je krijgt hier steeds bericht over. 

Ik engageer me om telkens als ik wat merk in Zoom, deze handleiding na te kijken en bij te werken.

Filmpje 1: Intro

Intro. Met welke apps kan je videobellen?
- What'sApp
- Messenger
- Skype
- Teams
- ... er zijn er nog vele.

Deze 'apps' kan je gebruiken op je smartphone, tablet of pc.

Wanneer je nu rustig wil overleggen met iemand of een webinar wil geven, dan maak je best gebruik van een tool die je goed ligt.

In een volgende filmpje leg ik je uit hoe je een Zoom-account aanmaakt, hoe je daar een meeting in kan aanmaken en hoe je dan op die meeting inlogt.

Zoom is eigenlijk een conference callling tool maar ook uiterst geschikt om webinars te geven.

Vragen? Post ze hier, ik tracht ze allemaal binnen de 24u beantwoord te krijgen.

Filmpje 2: Hoe  zoomen: account + meeting aanmaken

Filmpje 3: Hoe binnengaan in de meeting + modaliteiten van zoom
Filmpje 4: Gezellig vergaderen met Annelies en Mieke!
Screenshot van de buttons die je onderaan je meeting-scherm ziet bij het hooveren:
Vamiks-Zoom
  1. Microfoon: als je een schuine rode streep ziet staan, staat hij af. Kan door Zoom ingesteld zijn of door de host van je meeting. Klik er op en je bent 'unmuted' m.a.w. je kan spreken. Tenzij de host van de meeting iedereen gemuted heeft, dan kan je enkel luisteren.
  2. Camera: ook hier wil de rode streep zeggen dat de camera op niet-actief staat.  Denk er aan, als je veel deelnemers hebt en die zetten allemaal hun camera op, gebruik je veel bandbreedte en dat heeft een impact op de kwaliteit van het beeld.
  3. Wanneer je op het pijltje van de camera klikt, krijg je een aantal opties. Eén van die opties is 'Choose different background'. Zo kan je je eventuel was of rommel in de kamer waar je zit, wegwerken. Let wel, zorg dat je wit licht projecteert op je gezicht of je krijgt gekke effecten. Wit licht hoeft niet noodzakelijk een falconlamp te zijn. Je kan evengoed een bureaulamp met wit led-licht op je laten schijnen, of op een 2e beeldscherm word openzetten, dat genereert ook voldoende wit licht.
  4. Invite+: je kan nog extra personen uitnodigen voor je meeting op het moment dat deze bezig is.
  5. Manage Particpants: button die je enkel ziet als je de host bent van een meeting. Deze button geeft je de mogelijkheid om alle of enkele deelnemers te (un)muten, hun camera aan of uit te zetten.
  6. Polls: wil je je meeting of webinar interactief maken als host, dan kan je één of meerdere polls inlassen. Die moet je wel op voorhand klaarzetten. Hoe?  Zie verder
  7. Share screen: Wanneer je je beeldscherm OF een applicatie wil delen met je deelnemers. Je klikt op deze button en er komt een pop-up met alle zaken die je op dat moment kan delen. Dat is je beeldscherm of alle toepassingen die je op dat moment op je pc geopend hebt.
  8. Pijltje dat bij Share screen hoort, geeft extra mogelijkheden
  9. Chat: hier kan je met alle deelnemers chatten of 1:1. Handig bij webinars. Zo kunnen deelnemers hun vragen in de chat 'parkeren' en de host pikt deze op zodra mogelijk. 
  10. Record: om de meeting of het webinar op te nemen.
  11. Pijltje: hoort bij Record. Wanneer je hier op klikt, krijg je de keuze om de opname op je pc te bewaren of in de zoom-cloud. Dat laatste raad ik je af gezien de security issues bij zoom (april 2020).
  12. Breakout-rooms: De host bepaalt dit. Handig bij webinars. Het zijn aparte meeting-rooms. Wanneer je een training geeft en je wil mensen virtueel in groepjes laten werken, kan je dit feature gebruiken. Hoe? Zie verder.
  13. Reactions: een duimpje of klappende handjes. Die kan iedereen gebruiken ipv in de chat, is heel direct zichtbaar in de linkerbovenhoek.
  14. End meeting: Wanneer de meeting gedaan is of je kan niet blijven. Dan verlaat je zo de virtuele zaal. De host krijgt de optie: end meeting for all.

POLL's aanmaken en gebruiken

Aanmaken

Maak je poll's altijd vooraf klaar. Tijdens je meeting is dit niet meer mogelijk. 

Wanneer je er meerdere wil gebruiken, geef elke poll een duidelijke naam. Dat maakt het gemakkelijker om ze te tonen tijdens je verhaal. Of laat ze met een nummer beginnen :).

Vamiks-zoom
  1. Typ een naam voor de poll in dit vak
  2. Overweeg om dit aan te vinken. Zo weet je niet wie welk antwoord gegeven heeft. Moet dat? Het kan soms een drempel zijn voor iemand anders om de poll te gaan invullen als ze weten dat hun naam zichtbaar is.
  3. In dit vak stel je je vraag
  4. Kies of je één of meerdere antwoorden mag geven
  5. Per vakje vul je dan een mogelijk antwoord
  6. Nog een vraag toevoegen? Klik hier
  7. Vergeet vooral niet om je poll te bewaren
Vamiks-zoom

Wanneer je je poll wil lanceren, klik je eerst in de menubalk onder in je meeting (zie screenshot balk, nr 6) en dit venster verschijnt. 

Klik op het pijltje net links van Edit en kies daar de poll die je wil lanceren.


Vamiks-zoom

Onderaan krijg je dan een button 'launch poll' (hierboven zag je 're-launch': dat is voor wanneer je hem wil herbruiken binnen dezelfde meeting in een nieuwe stemronde). 

Dit is het venster dat je deelnemers te zien krijgen. Ze kunnen nu stemmen.

Vamiks-zoom

Zolang de poll openstaat, kan je de balkjes bij de antwoorden zien schuiven. Jij krijgt de optie om de poll te beëindigen. Wanneer je de poll beëindigt, kan je op de button 'share results' klikken. 

Vamiks-zoom

De deelnemers zien nu de antwoorden.


Wanneer je klaar bent met resultaten te tonen, klik dan onderaan op 'Stop Share Results'. Je krijgt nu weer het beeld te zien van net voor je op 'Polls' klikte.

Break-out rooms aanmaken en gebruiken

Dit zijn aparte meeting-rooms. Wanneer je een training geeft en je wil mensen virtueel in groepjes laten werken, kan je dit feature gebruiken. 

Wanneer je op de balk onderaan in de meeting op button nr. 12 klikt, activeer je de Breakout Rooms.

  1. Kies hier het aantal rooms dat je wenst
  2. Automatically wil zeggen dat Zoom de deelnemers zelf toewijst aan de rooms. Manually geeft jou de optie om zelf je deelnemers te verdelen over het aantal rooms dat je gekozen hebt
  3. Klik dan op 'Create Rooms'
Vamiks-zoom

Dit is het volgende pop-up venster waar je een aantal mogelijkheden hebt:

  1. Assign: klik dit open en je kan eventueel nog mensen van room verwisselen
  2. Options: zie volgende screenshot
  3. Je kan eventueel nog een room bijmaken
  4. Wanneer al je instellingen klaar zijn, kan de de rooms openen. 
Vamiks-zoom

Detail optie 2 'Options':

  • het is handig als je het eerste vakje aankruist. Zoom gaat dan zelf je deelnemers verhuizen op het moment dat je de Breakout Rooms openzet
  • Duidt hier aan na hoeveel minuten je de Breakout Rooms wil open laten staan
  • Voor je deelnemers en jezelf is het handig als je een timer zet zodat ze weten hoeveel tijd ze nog hebben in de Breakout Room

Nu ben je helemaal klaar om je Breakout Rooms te openen.

Vamiks-Zoom

Vervolgens krijg jij dit overzicht te zien. In beide rooms zitten 3 deelnemers. Jij ziet ook hun namen. In dit screenshot zijn de namen omwille van de privacy gewist.

Klik nu op 'Open All Rooms' en iedereen wordt naar zijn room doorverwezen.

Niet verschieten, op jouw beeldscherm zal er wat flitswerk zijn en zodra iedereen op zijn plek is, krijg jij als host een scherm waarbij je zelf van de ene naar de andere room kan gaan indien je dat wenst. Ook kunnen deelnemers vragen dat je bij hen in de room komt.

Settings nakijken

Dit doe je in de settings van je account.

Klik eerst op 'My Account'.

Kies in de navigatie links op je scherm voor 'Settings'

Klik op 'In Meeting (Advanced) of scrool naar beneden tot je op die sectie komt. Daar kan je de Breakout Rooms op 'aan' zetten

Bij 'In Meeting (Basic)' kan je de encryption opzetten. Dat beveiligt je iets beter tegen hackers.

>