Vamiks bumper

Secretaresse of Virtual Assistant?

Wil jij een ‘klassieke’ secretaresse of toch maar liever een virtual assistant? Een…. watte?

Alsof het gisteren was. Meester Verlinden ging de positie van de (directie)secretaresse, zoals dat toen nog heette, op het bord tekenen. Gespekt met een sappig verhaal. Een onderneming is zoals een trein: de baas bestuurt de locomotief, het werkvolk voert in de juiste wagon het werk uit en de secretaresse… die is de bumper tussen de baas en het werkvolk. Auch!

Al maakte je door het bufferen best wel hilarische situaties mee.

Vandaag is dat nog niet helemaal verdwenen. Het vak is sterk beïnvloed door de digitalisering waar toen nog geen sprake van was.

Na mijn studies heb ik het niet lang volgehouden om directiesecretaresse te zijn. Voor een grotere vergadering had je al gauw een dag nodig om de agenda’s van alle partijen gematched te krijgen. Je moest telefoonnummers zoeken, bellen en opties op agenda-slots nemen, terugbellen voor de finale keuze en dat netjes met een brief bevestigen waarvoor je dan eerst een handtekening van je baas nodig had, naar de post gaan, de bevestigingen opvolgen enz. Terwijl je daarmee bezig was, kwamen er vele telefoontjes binnen. Een echte boemeltrein.

Veel tijd voor uitdagende taken was er niet. De digitalisering heeft dit ten goede veranderd. De TGV deed zijn intrede en zo werd het ‘adieu secretaresse’ en de management assistent klom in de eerste klas coupé, net achter de locomotief. Assistent, want de inhoud van de job verschoof en een assistent kan zoveel meer betekenen voor de baas. Een management assistent ondersteunt dikwijls meerdere bazen. Het bufferen krijgt een andere dimensie. Ze is eerder een sparring partner vanuit haar eigen wagon.

Een virtueel assistent heeft net als een management assistent, meerdere bazen. Ondernemers huren haar in voor een aantal uren per week of een dag. Of voor een bepaalde opdracht. Zij werkt resultaatsgericht en zorgt zo dat je trein blijft verderreizen. Vanuit een aparte werkmateriaal trein die rijdt waar hulp nodig is.

Groot voordeel voor de ondernemer: geen extra ruimte of laptop te voorzien, geen HR-dossier en loonverwerking. En haar factuur kan je inbrengen in de belastingen. Je spreekt af welke ondersteuning je wenst. En zo kan een ondernemer de taken die hij liever niet zelf doet en/of die niet rechtstreeks met de kern van zijn zaak te maken hebben, uitbesteden. De tijd die hij daarmee wint, kan hij in de groei van zijn bedrijf investeren.

Had je er zo al over gedacht? Welk soort trein ben jij of wil jij zijn?

Ik nodig je uit in mijn stelplaats bij een virtuele koffie. Samen kijken we of ik de juiste werkmateriaal trein heb om jou te helpen. Stuur me een berichtje, ik antwoord je zo snel mogelijk.

>