VA-it en Lean

Al van Lean management gehoord?  Neen? Even de definitie googelen: "Bij Lean Management worden de menselijke capaciteiten binnen een organisatie op een slimme manier ingezet om zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant. De succesvolle inzet van Lean Management leidt tot een efficiëntere organisatie met een constante kwaliteit en een hogere winstgevendheid."

Eén van de principes die binnen Lean toegepast worden is visual management. Dat is een fysiek of virtueel bord dat je voor jezelf of met je team samenstelt volgens wat je wil opvolgen.

Als virtual assistant gebruik ik ook zo'n bord: Ik houd een overzicht van 2 weken bij voor mijn klantenwerk. Op de foto kan je dit zien. In de uiterst linkse kolom heb je 2 kleuren post-its: de blauwe zijn mijn 'steadies', dat zijn klanten die mij voor een pakket uren inhuren. Zij zijn de blauwtjes. De oranje post-its zijn dan losse opdrachten op korte termijn. 

Op het bord duid ik met een smiley aan voor wie ik op welke dag werk. Al dan niet vergezeld van een mini-sticker waar de meest prangende opdracht op staat. Want de opdrachten en tijdsregistratie volg ik in detail op in OneNote.

Jamaar Mik, in je definitie staat dat het waarde moet creëren voor de klant. Juist, dat is wat het bord zeker doet. Ik kan aan mijn klanten vertellen wanneer ik voor hen plan te werken. En als een nieuwe klant zich aandient, kan ik in 1 oogopslag zeggen of en wanneer ik hem of haar kan inplannen. Of als er voor iemand (ook mijzelf) moet geschoven worden, heb ik direct mijn overzicht zodat ieder tijdig zijn opleveringen krijgt.

Het bord hangt links van mijn bureau en het brengt rust in mijn werkorganisatie. Vanaf donderdag namiddag plan ik niets in, dat is me-time. En vrijdag werk ik voorlopig 'aan' mijn bedrijf in plaats van 'in'. Dat is de vuistregel. Mijn bord laat me de nodige flexibiliteit toe.

Omwille van de GDPR zie je geen namen staan op het bord. Ik hoop dat de foto het voldoende duidelijk maakt.

Dit zijn niet de enige zaken die je op een visual managemant of ook Kanban-bord kan terugvinden. Jij bepaalt zelf wat er wel op hoeft en wat niet. En het voordeel van whiteboards of post-its is dat je het makkelijk kan wijzigen. Want ook dat is Lean management: continuous improvement.  Als het niet meer werkt voor je of je hebt andere noden, dan pas je je bord aan je nieuwe inzichten aan.

Benieuwd naar jouw werkorganisatie. Wil je ervaringen en tips delen?

>